Gek toch, je doet een inkoop analyse bij een (dacht je) nieuwe opdrachtgever in het MKB. Leuk, voor de afwisseling in een wat kleinere organisatie aan de slag. Hier komt een besparingspotentieel uit. En een flinke ook! Kan zijn door contracten te vernieuwen, inkoop categorieën te consolideren, doorlooptijden te verkorten, zorgen dat er meer volgens contract ingekocht wordt of simpelweg doordat je meer inzicht hebt gekregen, beter kan sturen op de uitgaven, voorraden, logistiek etc. En toch, na de analyse krijg je geen vervolgopdracht en wordt er niets met de aanbevelingen gedaan…
Stel, de hiervoor genoemde MKB’er heeft een inkoopspend van 20 miljoen Euro, waarvan 7 miljoen in het eerste jaar beïnvloedbaar is met een besparingspotentieel van 5%, bottomline! Dat is €350.000,00 in potentie en structureel, jaar in jaar uit. Investering om dit te realiseren is begroot op €75.000,00 met name in manuren. Voordat je daadwerkelijk aan de slag gaat start je met voornoemde analyse die gevalideerd wordt door de finance manager van de opdrachtgever. De analyse bevestigt het potentieel. Misschien komt er uit de analyse zelfs wel een bedrag naar voren wat hoger is dan in de offerte als aanname is gesteld, dat is lekker en mooi meegenomen toch? Zeker bij gelijkblijvende kosten mag deze opdrachtgever zich wel in zijn handjes wrijven…
No-brainer zou je zeggen! Waterdichte business case… In the pocket… Dacht je… Dan komt er ineens een mailtje dat de betreffende opdrachtgever bedankt voor je offerte en de opgeleverde analyse, maar dat ze hier toch geen gebruik van willen maken. WAAROM denk je? Waar heb ik gefaald, wie laat er zo maar 350K liggen als het “maar” 75K kost?
Wie het weet mag het zeggen, want als je naar de reden vraagt, worden de vraagtekens eigenlijk alleen maar groter. Zelden krijg je een concreet en steekhoudend argument waarom een bedrijf niet wil besparen. Is natuurlijk ook lastig uit te leggen dat je geen behoefte hebt aan meer winst, zeker in een commerciële omgeving, dus wat krijg je te horen: Het moment is niet juist. De directeur wil het nu nog niet, misschien later. We hebben nu even andere prioriteiten of we geloven niet dat er zo veel bespaard kan worden en zo kan je er waarschijnlijk nog wel wat varianten op bedenken. Dus dan doen ze het maar niet.
Er zijn uiteraard redenen te bedenken waarom bedrijven het toch niet willen, valide of niet, maar wel begrijpelijk:
- Degene die met een voorstel komt dat zoveel geld kan besparen, is vaak ook degene die direct of indirect verantwoordelijk is hiervoor en vreest dat hij (ik spreek verder even over hij voor het gemak, maar bedoel hier uiteraard hij of zij) hierop aangekeken zal worden als blijkt dat er nog zo veel te besparen valt. Als degene slim is, dan geeft hij aan dat hij een briljant idee heeft om nog meer te besparen, maar dat hij daar wel extra hulp bij nodig heeft, omdat hij dat niet kan combineren met zijn huidige werkzaamheden.
- De behoefte waar inkoop aan denkt te voldoen komt niet overeen met de verwachtingen die de organisatie van inkoop heeft. Daarom heeft de organisatie niet het vertrouwen dat de besparingen daadwerkelijk gerealiseerd gaan worden. In dat geval is het verstandig om eerst een interne behoefteanalyse te doen en orde op zaken te stellen. Zolang de wederzijdse verwachtingen niet helder zijn EN met elkaar overeenkomen zal inkoop nooit een rol van betekenis gaan spelen.
- Er is simpelweg op dit moment geen noodzaak om te besparen of meer geld te verdienen, de marges zijn royaal, de tent draait als een tierelier en iedereen heeft het stervensdruk, dus waarom tijd en energie steken in inkoop en kosten. Maar wat als het later slechter gaat? Een crisis, een patent wat afloopt of een substituut wat op de markt komt. Regeren is vooruitzien! Dus zelfs al gaat het heel goed, zonder pieken, geen dalen, en dan blijven, en blijken, de kosten en het alert blijven op ontwikkelingen in de markt van groot belang.
- De soms eindeloze discussie over hoe besparingen gemeten kunnen worden. Wanneer je hier geen consensus over hebt, dan krijg je meestal ook niet de handen op elkaar om zaken aan te gaan pakken. Zaak is dus dat je hier van tevoren heldere afspraken over maakt waar iedereen zich aan committeert, zodat je meetbaar maakt wat de resultaten zijn.
Marco Nicolai